Adressdaten selbst bereinigen | Tipp 1: Anreden anreichern und überprüfen

• Falls Ihre Adressdaten nicht bereits in einem Excel-File vorliegen, exportieren Sie sie aus Ihrer Datenbank als .csv oder .xlsx.
• Öffnen Sie Ihre Adresstabelle im Excel und parallel dazu die Vornamentabelle.
• Fügen Sie in Ihrer Adresstabelle links neben der Spalte mit den Vornamen eine leere Spalte ein.
• Klicken Sie den Kopf der neuen Spalte an, so dass die gesamte Spalte markiert wird.
• Drücken Sie ctrl + 1 (Windows) oder cmd + 1 (MacOS) – es öffnet sich das Dialogfenster "Zellenformatieren".
• Wählen Sie den Reiter «Zahlen» und definieren Sie die Spalte als «Standard».

Nun geht’s ans Eingemachte – oder besser an den SVERWEIS – eine ausgesprochen nützliche Excel-Formel, die Ihnen immer wieder nützlich sein wird.

Der SVERWEIS dient dazu, eine Tabelle nach einem Wert zu durchsuchen – zum Beispiel «Peter» - und danach danach einen zweiten damit verbunden Wert zurückzuliefern – zum Beispiel «Herr».

So sieht die Formel aus: =SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis)

Und so übernehmen Sie damit die Daten aus der Vornamentabelle:

1. Klicken Sie neben dem ersten Vornamen Ihrer Adresstabelle in die leere Zelle:

2. Beginnen Sie damit, die Formel einzugeben: =sverweis(

3. Suchkriterium: Klicken Sie die Zelle an, in der der erste Vorname steht. Im Beispiel Zelle B2. Sie können die Zellkoordinaten (B2) auch eintippen. Setzen Sie einen Strichpunkt, damit Excel weiss, dass der nächste Teil der Formel folgt.

4. Matrix: Wechseln Sie nun zur Vornamentabelle, die Sie heruntergeladen haben. Markieren Sie dort die Spalten A und B und setzen Sie erneut einen Strichpunkt. Das Ganze sieht dann etwa so aus:

5. Spaltenindex: Hier geben Sie an, in welcher Spalte der Inhalt steht, der in Ihre Adresstabelle übernommen werden soll. Dazu geben Sie die Position der Spalte als Zahl ein. Im vorliegenden Beispiel eine 2, da es sich um die zweite Spalte der Matrix handelt. Wieder einen Strichpunkt setzen:

6. Bereich_Verweis: Definiert, ob die Übereinstimmung ungefähr stimmen muss (WAHR) oder exakt sein muss (FALSCH). Klicken Sie FALSCH an und setzen Sie die schliessende Klammer.

7. Drücken Sie die Return-Taste (Eingabetaste). Excel sollte automatisch auf Ihre Adresstabelle zurückwechseln. Wenn alles richtig funktioniert hat, sehen Sie nun die erste ausgefüllte Anrede:

Das Ausfüllen der gesamten Spalte mit den Anreden ist einfach: Wählen Sie die Zelle mit der ausgefüllten Anrede aus. Bewegen Sie die Maus zum kleinen grünen Viereck unten rechts in der Zelle:

Der Mauszeiger wird zu einem kleinen schwarzen Kreuz:

Nun klicken Sie doppelt. Daraufhin wird die Formel nach unten ausgefüllt. Als Alternative können Sie, wenn das Kreuz erscheint, einmal klicken, die Maustaste gedrückt halten und dann die Maus nach unten ziehen. Das lohnt sich höchstens dann, wenn Sie ganz wenige Einträge in Ihrer Tabelle haben.

Im Beispiel sieht das dann so aus:

Zu den Werten «unklar» und #NV kommen wir gleich. Zuerst gibt es das Folgende zu tun:

Für die weitere Arbeit lohnt es sich, die Formel für den SVERWEIS durch die angezeigten Daten (Anreden) zu ersetzen. Dazu darf die Adresstabelle nicht gefiltert sein.

• Markieren Sie die ganze Spalte, indem Sie auf den Spaltenkopf klicken (auf A im Beispiel).
• Kopieren Sie die Spalte mit ctrl + c (Windows) oder cmd + c (MacOs).
• Klicken Sie (immer noch auf dem Spaltenkopf) mit der rechten Maustaste.

Fügen Sie die Daten als Werte ein:
 

Am besten filtern Sie nun Ihre Tabelle nach «unklar» und «#NV» und blenden die bereits richtigen Anreden aus. Das bleibt zu tun:

Unklar

Unklar bedeutet, dass ein Vorname nicht eindeutig männlich oder weiblich ist. Zum Beispiel bei Andrea oder Dominique. Falls Sie mit der Person bereits in einer Geschäftsbeziehung stehen, weiss vielleicht jemand in Ihrem Unternehmen ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt.

Ebenfalls möglich – wenn auch aufwändig – sind Recherchen im Internet. Am wahrscheinlichsten findet man Infos zu Personen im Business-Bereich. Also wenn neben Vornamen und Namen auch die Firma bekannt ist, in dem die Person arbeitet.

#NV

Gibt Excel #NV zurück, wurde kein passender Wert gefunden. Mögliche Gründe:

• Der Vorname fehlt.
• Der Vorname kommt in der Vornamentabelle nicht vor, weil er äusserst selten ist.
• Namensdreher: Der Vorname steht in der Spalte Nachname und umgekehrt.
• Der Vorname ist falsch geschrieben.
• Vor oder nach dem Vornamen steht ein unnötiger Leerschlag.
• Vom Vornamen ist nur der erste Buchstabe bekannt: R. Mustermann.
• Es handelt sich um einen doppelten Vornamen: Max-Ernst oder Max Ernst.

Der Wert #NV bringt Sie rasch auf die Spur von inkorrekten oder unvollständigen Einträgen bei den Vornamen. Meist lassen sich diese rasch korrigieren und die Anrede manuell ergänzen.

Sie wollen überprüfen, ob die Anreden in Ihrer Adressdatenbank richtig sind? So könnte Ihr Quick Check aussehen:

• Reichern Sie Ihre Adressdaten wie oben beschrieben mit den Anreden aus der Vornamentabelle an.
• Idealerweise stehen die angereicherten Anreden neben den bereits bestehenden.
• Fügen Sie neben den beiden Anreden eine weitere, leere Spalte ein.
• Nutzen Sie eine Wenn…Dann-Formel, um die beiden Anreden zu vergleichen. Auf das folgende Beispiel bezogen steht in Zelle C2 folgende Formel: =WENN(A2=B2;"";"prüfen")
  Von Excel nach Deutsch übersetzt heisst das: Wenn «Anrede neu» und «Anrede bestehend» gleich sind, dann gib keinen Wert aus. Sonst schreibe «prüfen»

• Füllen Sie die Spalte wie oben beschrieben nach unten aus.
• Kopieren Sie die Daten und fügen Sie diese als Wert ein (s. oben).
• Setzen Sie einen Filter, damit lediglich Adressen angezeigt werden, bei denen «prüfen» steht. Kontrollieren und korrigieren Sie diese. Fertig.

Dort, wo Sie auf Anhieb keinen Unterschied zwischen den Anreden sehen, weil zum Beispiel bei beiden «Frau» steht, ist höchstwahrscheinlich ein unnötiger Leerschlag im Spiel.

Das liegt vermutlich daran, dass ein Vorname fehlt. Es kann sein, dass Excel dann das Ausfüllen nach unten stoppt. In diesem Fall kopieren Sie die letzte ausgefüllte Zelle (Anrede) und fügen sie in der nächsten Zelle ein, bei der ein Vorname steht. Wiederholen Sie danach das Ausfüllen nach unten. Eventuell ist dieser Schritt mehrere Male notwendig.

Der Bereich, aus dem Sie Daten übernehmen wollen (im Beispiel die Vornamentabelle), kann irgendwo in einer Tabelle stehen. Im Beispiel waren es die Spalten A bis B. Genauso gut können es die Spalten U bis Y sein.

Die Spalte in der Excel nach Übereinstimmungen suchen soll – in unserem Beispiel die Vornamen – muss die erste der Matrix sein. Die Daten, die sie übernehmen wollen – hier die Anreden – müssen irgendwo rechts davon stehen.

Damit Excel weiss, in welcher Spalte die Werte stehen, die Sie einfügen wollen – im Beispiel die Anrede – müssen Sie diese mit einer Zahl definieren. Umfasst der Bereich zum Beispiel die Spalten U bis Y und stehen die Werte in Spalte Y geben Sie eine 5 ein, da Y die fünfte Spalte des Bereiches ist.