Adressdaten selbst bereinigen | Tipp 1: Anreden anreichern und überprüfen

Die persönliche und richtige Anrede in einem Mailing oder E-Mail ist ein Muss. Erfahre in diesem Beitrag, wie du in deinem Adressbestand schnell und effizient Anreden prüfst oder anreicherst.

Selbst wenn wir uns als Empfänger:innen bewusst sind, dass ein Mailing kein persönliches Schreiben ist, hat die Anrede eine Wirkung. Ist sie persönlich und richtig, sind wir eher geneigt, uns mir dem Inhalt des Schreibens auseinanderzusetzen.

Eine neutrale Anrede wie «Sehr geehrte Damen und Herren» signalisiert ein unpersönliches Massenschreiben und findet entsprechend weniger Aufmerksamkeit. Viel Aufmerksamkeit – allerdings unerwünschte – erregt hingegen die Verwendung des falschen Geschlechts in der Anrede.

Wie du Anreden in deinem Adressstamm selbst anreicherst und überprüfst zeigen wir dir in diesem Artikel.

Als Basis benötigst du deine Adressdaten in einem Excel-Sheet und eine Vornamentabelle mit Anreden. Basierend auf den Daten des Bundesamtes für Statistik haben wir eine solche Tabelle für dich erstellt - sie umfasst über 59'500 Vornamen. Hier lädst du sie herunter:

Vornamentabelle herunterladen

Anreden anreichern und prüfen - so gehst du vor

• Falls deine Adressdaten nicht bereits in einem Excel-File vorliegen, exportiere sie aus Ihrer Datenbank als .csv oder .xlsx.
• Öffne deine Adresstabelle im Excel und parallel dazu die Vornamentabelle.
• Füge in deiner Adresstabelle links neben der Spalte mit den Vornamen eine leere Spalte ein.
• Klicke den Kopf der neuen Spalte an, so dass die gesamte Spalte markiert wird.
• Drücke ctrl + 1 (Windows) oder cmd + 1 (MacOS) – es öffnet sich das Dialogfenster "Zellenformatieren".
• Wähle den Reiter «Zahlen» und definiere die Spalte als «Standard».

Nun geht’s ans Eingemachte – oder besser an den SVERWEIS – eine ausgesprochen nützliche Excel-Formel, die dir immer wieder nützlich sein wird.

Der SVERWEIS in Excel

Der SVERWEIS dient dazu, eine Tabelle nach einem Wert zu durchsuchen – zum Beispiel «Peter» - und danach danach einen zweiten damit verbunden Wert zurückzuliefern – zum Beispiel «Herr».

So sieht die Formel aus: =SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis)

Und so übernimmst du damit die Daten aus der Vornamentabelle:

1. Klicke neben dem ersten Vornamen Ihrer Adresstabelle in die leere Zelle:

2. Beginne damit, die Formel einzugeben: =sverweis(

3. Suchkriterium: Klicke die Zelle an, in der der erste Vorname steht. Im Beispiel Zelle B2. Du kannst die Zellkoordinaten (B2) auch eintippen. Setze einen Strichpunkt, damit Excel weiss, dass der nächste Teil der Formel folgt.

4. Matrix: Wechsel nun zur Vornamentabelle, die du heruntergeladen hast. Markiere dort die Spalten A und B und setze erneut einen Strichpunkt. Das Ganze sieht dann etwa so aus:

5. Spaltenindex: Hier gibst du an, in welcher Spalte der Inhalt steht, der in deine Adresstabelle übernommen werden soll. Dazu gibst du die Position der Spalte als Zahl ein. Im vorliegenden Beispiel eine 2, da es sich um die zweite Spalte der Matrix handelt. Wieder einen Strichpunkt setzen:

6. Bereich_Verweis: Definiert, ob die Übereinstimmung ungefähr stimmen muss (WAHR) oder exakt sein muss (FALSCH). Klicke FALSCH an und setze die schliessende Klammer.

7. Drücke die Return-Taste (Eingabetaste). Excel sollte automatisch auf deine Adresstabelle zurückwechseln. Wenn alles richtig funktioniert hat, siehst du nun die erste ausgefüllte Anrede:

Das Ausfüllen der gesamten Spalte mit den Anreden ist einfach: Wähle die Zelle mit der ausgefüllten Anrede aus. Bewege die Maus zum kleinen grünen Viereck unten rechts in der Zelle:

Nun klickst du doppelt. Daraufhin wird die Formel nach unten ausgefüllt. Als Alternative kannst du, wenn das Kreuz erscheint, einmal klicken, die Maustaste gedrückt halten und dann die Maus nach unten ziehen. Das lohnt sich höchstens dann, wenn du ganz wenige Einträge in deiner Tabelle hast.

Im Beispiel sieht das dann so aus:

Zu den Werten «unklar» und #NV kommen wir gleich. Zuerst gibt es das Folgende zu tun:

Für die weitere Arbeit lohnt es sich, die Formel für den SVERWEIS durch die angezeigten Daten (Anreden) zu ersetzen. Dazu darf die Adresstabelle nicht gefiltert sein.

• Markiere die ganze Spalte, indem du auf den Spaltenkopf klickst (auf A im Beispiel).
• Kopiere die Spalte mit ctrl + c (Windows) oder cmd + c (MacOs).
• Klicke (immer noch auf dem Spaltenkopf) mit der rechten Maustaste.

Fügen die Daten als Werte ein:
 

Am besten filterst nun deine Tabelle nach «unklar» und «#NV» und blendest die bereits richtigen Anreden aus. Das bleibt zu tun:

Unklar

Unklar bedeutet, dass ein Vorname nicht eindeutig männlich oder weiblich ist. Zum Beispiel bei Andrea oder Dominique. Falls du mit der Person bereits in einer Geschäftsbeziehung stehst, weiss vielleicht jemand in deinem Unternehmen ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt.

Ebenfalls möglich – wenn auch aufwändig – sind Recherchen im Internet. Am wahrscheinlichsten findet man Infos zu Personen im Business-Bereich. Also wenn neben Vornamen und Namen auch die Firma bekannt ist, in dem die Person arbeitet.

#NV

Gibt Excel #NV zurück, wurde kein passender Wert gefunden. Mögliche Gründe:

• Der Vorname fehlt.
• Der Vorname kommt in der Vornamentabelle nicht vor, weil er äusserst selten ist.
• Namensdreher: Der Vorname steht in der Spalte Nachname und umgekehrt.
• Der Vorname ist falsch geschrieben.
• Vor oder nach dem Vornamen steht ein unnötiger Leerschlag.
• Vom Vornamen ist nur der erste Buchstabe bekannt: R. Mustermann.
• Es handelt sich um einen doppelten Vornamen: Max-Ernst oder Max Ernst.

Der Wert #NV bringt dich rasch auf die Spur von inkorrekten oder unvollständigen Einträgen bei den Vornamen. Meist lassen sich diese rasch korrigieren und die Anrede manuell ergänzen.

Du willst überprüfen, ob die Anreden in deiner Adressdatenbank richtig sind? So könnte dein Quick Check aussehen:

• Reichere deine Adressdaten wie oben beschrieben mit den Anreden aus der Vornamentabelle an.
• Idealerweise stehen die angereicherten Anreden neben den bereits bestehenden.
• Fügen neben den beiden Anreden eine weitere, leere Spalte ein.
• Nutzen eine Wenn…Dann-Formel, um die beiden Anreden zu vergleichen. Auf das folgende Beispiel bezogen steht in Zelle C2 folgende Formel: =WENN(A2=B2;"";"prüfen")
  Von Excel nach Deutsch übersetzt heisst das: Wenn «Anrede neu» und «Anrede bestehend» gleich sind, dann gib keinen Wert aus. Sonst schreibe «prüfen»

• Füllen die Spalte wie oben beschrieben nach unten aus.
• Kopieren die Daten und fügen Sie diese als Wert ein (s. oben).
• Setze einen Filter, damit lediglich Adressen angezeigt werden, bei denen «prüfen» steht. Kontrolliere und korrigiere diese. Fertig.

Dort, wo du auf Anhieb keinen Unterschied zwischen den Anreden siehst, weil zum Beispiel bei beiden «Frau» steht, ist höchstwahrscheinlich ein unnötiger Leerschlag im Spiel.

Wichtige Hinweise:

Beim Autoausfüllen durch Doppelklick auf das schwarze Kreuz wird nicht die gesamte Spalte ausgefüllt.

Das liegt vermutlich daran, dass ein Vorname fehlt. Es kann sein, dass Excel dann das Ausfüllen nach unten stoppt. In diesem Fall kopierst du die letzte ausgefüllte Zelle (Anrede) und fügst sie in der nächsten Zelle ein, bei der ein Vorname steht. Wiederhole danach das Ausfüllen nach unten. Eventuell ist dieser Schritt mehrere Male notwendig.

SVERWEIS: Definition der Matrix (Bereich)

Der Bereich, aus dem du Daten übernehmen willst (im Beispiel die Vornamentabelle), kann irgendwo in einer Tabelle stehen. Im Beispiel waren es die Spalten A bis B. Genauso gut können es die Spalten U bis Y sein.

SVERWEIS: Zu übernehmende Daten müssen immer rechts stehen

Die Spalte in der Excel nach Übereinstimmungen suchen soll – in unserem Beispiel die Vornamen – muss die erste der Matrix sein. Die Daten, die du übernehmen willst – hier die Anreden – müssen irgendwo rechts davon stehen.

SVERWEIS: Definition der Spaltenzahl, in der der auszufüllende Wert steht.

Damit Excel weiss, in welcher Spalte die Werte stehen, die du einfügen willst – im Beispiel die Anrede – musst du diese mit einer Zahl definieren. Umfasst der Bereich zum Beispiel die Spalten U bis Y und stehen die Werte in Spalte Y gibst du eine 5 ein, da Y die fünfte Spalte des Bereiches ist.