Die Datenqualität ist der Motor jedes Unternehmens, denn der Adressdatenbestand der Kunden und Lieferanten ist die Quelle für die unterschiedlichsten Unternehmensprozesse. Er birgt aber auch jede Menge Fehlerquellen, denn Kundendaten wie Adresse, Telefon- und Handynummer, E-Mail-Adressen oder sogar Namen unterliegen einer hohen Dynamik und veralten daher relativ schnell. Gerade wenn es um ein gestaltetes Mailing an einen persönlichen Adressaten geht, müssen Sie hohe Anforderungen an die Adressqualität stellen.

Die Qualitätsanforderungen umzusetzen, ist eine enorme Herausforderung, der nicht viele Unternehmen gerecht werden. Dabei nennen Unternehmen stets die gleichen Hindernisse, die einer Verbesserung der Datenqualität im Wege stehen: Zeit- und Personalmangel, begrenztes Know-how, einen veränderlichen Kundenstamm professionell zu verwalten sowie fehlendes Budget.

Selbst wenn der perfekte Adressbestand eine Utopie sein sollte, sollten Sie ein professionelles Adressmanagement in Ihrem Unternehmen etablieren. Ein perfekter Bestand entspricht:

• Der Realität (aktuell)
• Die Daten sind lückenlos (korrekt)
• Es fehlen keine Daten (komplett)
• Jeder Kunde kommt nur einmal darin vor (eindeutig)

Aktuell = auf dem neuesten Stand
Natürliche Personen ziehen durchschnittlich alle sieben Jahre um, Unternehmen häufiger. Adressen ändern sich auch, weil Strassen umbenannt und Gemeinden neu zugeordnet werden. Schicken Sie an diese Adressen ein Mailing, erreicht es gar nicht erst den richtigen Adressaten.
Tipp: Nutzen Sie das volle interne Wissen Ihrer Mitarbeiter. Gleichen Sie mindestens einmal jährlich Ihren Adressbestand gegen eine externe Adressdatenbank ab.

Korrekt = Fehler und Spekulationen vermeiden
Korrekt bedeutet, Fehler zu vermeiden und grösste Sorgfalt bei der Eingabe, bei Löschungen und der Pflege der Daten zu üben. Spekulationen darüber, ob ‘Claus Heppner’ sich mit ‘K’ wie ‘Klaus’ schreibt, sind zu vermeiden. Wenn der Firmenname ‘Dynamic Markets’ ungewöhnlich erscheint, sollte nicht versucht werden, ihn in ‘Dynamics markt, ‘Dynamo Market’ oder Ähnliches zu korrigieren. Auch Gross- und Kleinbuchstaben eines Namens müssen richtig verwendet werden.
Tipp: Das Impressum einer Homepage und auch eine E-Mail enthält in den meisten Fällen die genauen Daten eines Unternehmens. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, bei Unklarheiten dort nachzusehen.

Komplett = ohne Lücken
Die Vollständigkeit von Informationen betrifft vor allem deren Lückenlosigkeit. Adressen sind nur dann von hoher Qualität, wenn die Daten vollständig eingegeben sind. Für Anschriften ist das beinahe selbstverständlich. Bei Vornamen oder Initialen bedeutet ‘vollständig’ jedoch nicht, aus Bequemlichkeit nur jeweils den ersten Namen zu verwenden. Vergleichbares gilt für Firmennamen. Wird nur Siemens als Name eingetragen, weiss später niemand mehr, ob damit die Siemens Schweiz AG oder die Siemens Business Services GmbH gemeint ist.
Tipp: Vermeiden Sie “Bequemlichkeits-Abkürzungen”! Vollständige Eingabe bedeutet auch, dass Namen nicht abgekürzt werden, um Mehrdeutigkeit zu vermeiden.

Eindeutig = Dubletten vermeiden
Jeder Kunde sollte nur einmal im Adressbestand vorkommen. Um “Doppel-Fehler” zu vermeiden ist es wichtig, dass alle Daten vollständig und eindeutig sind. Durchschnittlich gepflegte Bestände enthalten zwischen 10 bis 20 Prozent Dubletten. In perfekt gepflegten Adressbeständen sind keine Doppelungen vorhanden.
Tipp: Bevor Sie ein Mailing versenden, durchforsten Sie Ihre Datenbank nach Dubletten. Um sie von vornherein zu vermeiden, geben Sie allen Mitarbeitern, die Änderungsrechte für die Kundendaten haben, klare Anweisungen, wie sie “Doppel-Fehler” vermeiden. Betreiber von Adressdatenbanken bieten an, Dubletten aus Ihrem Adressbestand herauszufiltern. Als Basis für einen perfekten Bestand lohnt sich der finanzielle Aufwand.

Mit freundlicher Genehmigung von IM Marketing-Forum GmbH, Ettlingen, Deutschland, Quelle: Bürgel Wirtschaftsinformationen GmbH & Co. KG aus >DIREKT MARKETING informiert< vom 17.07.2007,
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